সাধারণ অ্যাকাউন্টিং খাতা হিসাবে এক্সেল কীভাবে ব্যবহার করবেন

কয়েকটি লেনদেন সহ একটি ছোট ব্যবসায়ের জন্য, একজন সচেতন ব্যবসায়ের মালিক অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারটির বিকল্প হিসাবে এক্সেল ব্যবহার করতে পারেন। সাধারণ খাত্তর তৈরি ও রক্ষণাবেক্ষণের জন্য এক্সেলের প্রয়োজনীয় সমস্ত সরঞ্জাম রয়েছে তবে এটির জন্য মৌলিক অ্যাকাউন্টিং এবং মনোযোগের একটি গভীর বোঝার প্রয়োজন। ব্যবসায়ীরা যারা অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারটিতে বিনিয়োগের জন্য প্রস্তুত বা প্রস্তুত থাকার বিষয়ে অনিশ্চিত, তাদের পক্ষে অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারটি কেনা না হওয়া পর্যন্ত অ্যাকাউন্টের রেকর্ড রাখা শুরু করার জন্য এক্সেল একটি ভাল জায়গা হতে পারে।

জেনারেল লেজার হিসাবে এক্সেল ব্যবহার করা

একটি সাধারণ রেকর্ড-সংরক্ষণের সেটআপে প্রথমে লেনদেনের তারিখ, লেনদেনের বিবরণ এবং একটি চালান বা চেক নম্বরগুলির মতো একটি রেফারেন্স নম্বরগুলির জন্য কলাম অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। পরবর্তী কলামগুলি বছরের প্রতিটি অ্যাকাউন্টের জন্য তালিকাভুক্ত হবে। সাবধানতার সাথে চিন্তাভাবনাগুলি অ্যাকাউন্টের নির্বাচনের দিকে যাওয়া উচিত, কারণ পরে ফিরে যাওয়া এবং পরে পরিবর্তনগুলি করা কঠিন হবে। বাম থেকে ডানে, তালিকাভুক্ত প্রথম অ্যাকাউন্টগুলি আয়কর বিবরণী অ্যাকাউন্ট হওয়া উচিত, আয় থেকে শুরু করে ব্যয় সহ শেষ হয়। এরপরে সম্পদ অ্যাকাউন্ট, তারপরে দায়বদ্ধতা অ্যাকাউন্ট এবং শেষ পর্যন্ত কোনও ইক্যুইটি অ্যাকাউন্ট থাকবে।

জেনারেল লেজারটি কোম্পানির সমস্ত লেনদেনের উপর নজর রাখতে ডাবল-এন্ট্রি বুককিপিং ব্যবহার করে এবং এক্সেলকে সাধারণ খাতা হিসাবে ব্যবহার শুরু করার আগে এই ধারণার একটি দৃ understanding় ধারণা থাকা গুরুত্বপূর্ণ।

ডাবল এন্ট্রি বুককিপিং কি?

যদি এটি একটি নতুন সংস্থা হয় তবে প্রথম লেনদেনটি সম্ভবত সংস্থায় বিনিয়োগকৃত ইক্যুইটি হবে। উদাহরণ হিসাবে ধরা যাক, জেন নামে একজন উদ্যোক্তা একটি মেশিন শপ খোলার সিদ্ধান্ত নেন। ব্যবসায়ের শুরু করতে সঞ্চয় থেকে তার from 750, 000 রয়েছে এবং তহবিলগুলি দিয়ে একটি ব্যবসায় চেকিং অ্যাকাউন্ট খুলবে।

ডাবল-এন্ট্রি বুককিপিং ধারণাগুলি ব্যবহার করে জেন জানেন যে এই লেনদেনটি সংস্থার নগদ অ্যাকাউন্ট (ডেবিট এন্ট্রি) বাড়িয়ে দেবে এবং মালিকের ইক্যুইটি অ্যাকাউন্টে (ক্রেডিট এন্ট্রি) বৃদ্ধি পেয়ে অফসেট হয়ে যাবে। এই এক্সেল সিস্টেমে সমস্ত ডেবিট এন্ট্রি ইতিবাচক মান হিসাবে রেকর্ড করা উচিত, এবং সমস্ত ক্রেডিট এন্ট্রি নেতিবাচক মানগুলির সাথে রেকর্ড করা উচিত।

এই উদাহরণে, জেনের স্প্রেডশিটের প্রথম লাইনে লেনদেনের তারিখ এবং "মূলধন বিনিয়োগ" এর মতো একটি বিবরণ প্রবেশ করা উচিত। তারপরে তিনি স্প্রেডশিটের "নগদ" অ্যাকাউন্ট কলামে একটি ইতিবাচক $ 750, 000 প্রবেশ এবং স্প্রেডশিটের "মালিকের ইক্যুইটি" অ্যাকাউন্ট কলামে নেতিবাচক $ 750, 000 প্রবেশ করবে put সংখ্যাগুলি যাচাই করার জন্য, জেনের প্রতিটি সারির সমস্ত এন্ট্রি শূন্য ডলার হতে পারে তা নিশ্চিত করার জন্য একটি যোগফল সূত্র ব্যবহার করা উচিত।

সেখান থেকে জেন প্রতিটি লেনদেনের জন্য একটি লাইন প্রবেশ করতে থাকবে। যদি সে কোম্পানির নগদ অর্থের সাথে সরঞ্জাম কিনে, জেন "সরঞ্জাম" অ্যাকাউন্ট কলামে একটি ডেবিট, বা ধনাত্মক এন্ট্রি দেখানোর জন্য একটি লেনদেন এবং "নগদ" অ্যাকাউন্ট কলামে ক্রেডিট, বা নেতিবাচক এন্ট্রি প্রবেশ করবে enter যদি সে কোনও গ্রাহকের কাছে মেশিনিং পরিষেবাগুলি বিক্রয় করে, তবে সে "উপার্জন" অ্যাকাউন্টে একটি ক্রেডিট এবং একটি "ইক্যুইটি" অ্যাকাউন্টে একটি ডেবিট রেকর্ড করবে।

শেষ অবধি, প্রতিটি অ্যাকাউন্ট কলামের জন্য মোট স্প্রেডশিটের নীচে যোগ করা উচিত। বর্তমান আয়ের হিসাবের জন্য আয়ের সমস্ত অ্যাকাউন্টের যোগফল একসাথে যুক্ত করা যেতে পারে। অন্যান্য কলামগুলি গণনা করার জন্য প্রয়োজনীয় হিসাবে কনফিগার করা যেতে পারে, উদাহরণস্বরূপ, মোট সম্পদ, মোট দায় এবং মোট ইক্যুইটি।