অ্যাকাউন্টিং ইনফরমেশন সিস্টেম (এআইএস) কী?
অ্যাকাউন্টিং ইনফরমেশন সিস্টেম (এআইএস) এর অর্থ বিনিয়োগকারী, orsণদাতা এবং কর কর্তৃপক্ষকে তথ্য জানাতে অভ্যন্তরীণ ব্যবহারকারীদের দ্বারা ব্যবহৃত আর্থিক এবং অ্যাকাউন্টিং ডেটা সংগ্রহ, সঞ্চয় এবং প্রসেসিংয়ের সাথে জড়িত। তথ্য প্রযুক্তি সংস্থার সাথে একাউন্টিং অ্যাকাউন্টিং ক্রিয়াকলাপ ট্র্যাক করার জন্য এটি সাধারণত একটি কম্পিউটার ভিত্তিক পদ্ধতি। একটি এআইএস প্রচলিত অ্যাকাউন্টিং অনুশীলনগুলির সমন্বয় করে, যেমন আধুনিক তথ্য প্রযুক্তি সংস্থাগুলির সাথে সাধারণভাবে গৃহীত অ্যাকাউন্টিং নীতি (জিএএপি) ব্যবহার।
অ্যাকাউন্টিং ইনফরমেশন সিস্টেমস (এআইএস) কীভাবে ব্যবহৃত হয়
অ্যাকাউন্টিং ইনফরমেশন সিস্টেমে অ্যাকাউন্টিং চক্রের গুরুত্বপূর্ণ উপাদান রয়েছে। যদিও কোনও সিস্টেমে থাকা তথ্য শিল্প এবং ব্যবসায়িক আকারের মধ্যে পরিবর্তিত হয়, একটি সাধারণ এআইএস-তে রাজস্ব, ব্যয়, গ্রাহকের তথ্য, কর্মচারীর তথ্য এবং কর সম্পর্কিত তথ্য অন্তর্ভুক্ত থাকে। নির্দিষ্ট ডেটাতে বিক্রয় অর্ডার এবং বিশ্লেষণ প্রতিবেদন, ক্রয়ের প্রয়োজনীয়তা, চালান, চেক রেজিস্টার, তালিকা, বেতন, খাতা, ট্রায়াল ব্যালান্স এবং আর্থিক বিবরণের তথ্য অন্তর্ভুক্ত থাকে।
তথ্য সংরক্ষণের জন্য অ্যাকাউন্টিং ইনফরমেশন সিস্টেমের অবশ্যই একটি ডাটাবেস কাঠামো থাকতে হবে। এই ডাটাবেস কাঠামোটি সাধারণত কোয়েরি ভাষার সাথে প্রোগ্রাম করা হয় যা টেবিল এবং ডেটা ম্যানিপুলেশনের অনুমতি দেয়। কোনও এআইএসের ডেটা ইনপুট করার পাশাপাশি পূর্ববর্তী সঞ্চিত ডেটা সম্পাদনার জন্য অসংখ্য ক্ষেত্র রয়েছে। এছাড়াও, অ্যাকাউন্টিং ইনফরমেশন সিস্টেমগুলি ভাইরাস, হ্যাকার এবং অন্যান্য বাহ্যিক উত্সগুলির বিরুদ্ধে তথ্য সংগ্রহের চেষ্টা করার বিরুদ্ধে প্রতিরোধমূলক ব্যবস্থা সহ প্রায়শই সুরক্ষিত প্ল্যাটফর্ম। আরও বেশি সংখ্যক সংস্থাগুলি তাদের ডেটা বৈদ্যুতিনভাবে সঞ্চয় করে রাখায় সাইবারসিকিউরিটি ক্রমবর্ধমান গুরুত্বপূর্ণ।
অ্যাকাউন্টিং তথ্য সিস্টেমের বিভিন্ন আউটপুটগুলি এর ডেটা ম্যানিপুলেশন ক্ষমতাগুলির বহুমুখিতাটির উদাহরণ দেয়। একটি এআইএস গ্রাহকদের তথ্যের ভিত্তিতে প্রাপ্ত অ্যাকাউন্টগুলির গ্রহণযোগ্য বয়স্ক প্রতিবেদনগুলি, স্থায়ী সম্পত্তির অবচয় সময়সূচী এবং আর্থিক প্রতিবেদনের জন্য ট্রায়াল ব্যালেন্স সহ প্রতিবেদনগুলি তৈরি করে। গ্রাহক তালিকাগুলি, করের গণনা এবং তালিকা স্তরগুলিও পুনরুত্পাদন করা হতে পারে। তবে, চিঠিপত্র, মেমো বা উপস্থাপনাগুলি এআইএস-তে অন্তর্ভুক্ত নয় কারণ এই আইটেমগুলি সরাসরি কোনও সংস্থার আর্থিক প্রতিবেদন বা বুককিপিংয়ের সাথে সম্পর্কিত নয়।
অ্যাকাউন্টিং ইনফরমেশন সিস্টেমের সুবিধা
আন্তঃ বিভাগীয় ইন্টারফেসিং
একাউন্টিং ইনফরমেশন সিস্টেম একাধিক বিভাগ জুড়ে ইন্টারফেস করার চেষ্টা করে। সিস্টেমের মধ্যে, বিক্রয় বিভাগ বিক্রয় বাজেট আপলোড করতে পারে। এই তথ্যগুলি ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট টিম ইনভেন্টরি গণনা এবং ক্রয় সামগ্রী সরবরাহ করতে ব্যবহার করে। ইনভেন্টরি কেনার পরে, সিস্টেমটি নতুন চালানের অ্যাকাউন্টে প্রদানযোগ্য বিভাগকে অবহিত করতে পারে। একটি এআইএস নতুন অর্ডার সম্পর্কিত তথ্যও ভাগ করে নিতে পারে যাতে উত্পাদন, শিপিং এবং গ্রাহক পরিষেবা বিভাগ বিক্রয় সম্পর্কে সচেতন থাকে।
অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণসমূহ
অ্যাকাউন্টিং তথ্য সিস্টেমের একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণগুলির সাথে সম্পর্কিত। সংবেদনশীল গ্রাহক, বিক্রেতা এবং ব্যবসায়ের তথ্য কোনও সংস্থার মধ্যে রক্ষণাবেক্ষণ করা যায় তা নিশ্চিত করার জন্য নীতিমালা এবং পদ্ধতিগুলি সিস্টেমের মধ্যে স্থাপন করা যেতে পারে। শারীরিক অ্যাক্সেস অনুমোদন, লগইন প্রয়োজনীয়তা, অ্যাক্সেস লগ, অনুমোদন এবং কর্তব্য পৃথককরণ ব্যবহারের মাধ্যমে ব্যবহারকারীরা কেবল তাদের ব্যবসায়িক কার্য সম্পাদনের জন্য প্রয়োজনীয় প্রাসঙ্গিক তথ্যের মধ্যে সীমাবদ্ধ থাকতে পারেন।
