নগদ বিতরণ জার্নাল হ'ল জেনারেল খাতায় পোস্ট করার আগে কোনও সংস্থা দ্বারা করা সমস্ত আর্থিক ব্যয়ের অভ্যন্তরীণ হিসাবরক্ষকগণ রেকর্ড করে। নগদ বিতরণ জার্নালগুলি অনেকগুলি কার্য সম্পাদন করে, যেমন ট্যাক্স রাইটিং-অফগুলি রেকর্ড করার জন্য উত্স এবং অন্যান্য ব্যয়ের শ্রেণিবদ্ধকরণ। এই জার্নালটি সমস্ত ব্যবহারিক উদ্দেশ্যে চেকবুক খাত হিসাবে প্রয়োজনীয়ভাবে কাজ করে।
নগদ বিতরণ জার্নাল ডাউন করা
নগদে তৈরি সমস্ত ক্রয় বিতরণ জার্নালে রেকর্ড করা হয়। নগদ বিতরণ জার্নালগুলি প্রতিটি ধরণের ব্যয়কে একটি কোড বরাদ্দের মাধ্যমে বা বিভিন্ন কলামে বিভিন্ন ব্যয় রেকর্ড করে বিভিন্ন ধরণের ব্যয় রেকর্ড করতে পারে। এই জার্নালগুলি সাধারণ অ্যাকাউন্টার অ্যাকাউন্টগুলির সাথে পুনরায় মিলিত হয় (সাধারণত মাসিক), যা নিয়মিত অ্যাকাউন্টিং পিরিয়ডের জন্য আর্থিক বিবরণী তৈরি করতে ব্যবহৃত হয়। জার্নালগুলি অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার প্যাকেজগুলিতে রক্ষণাবেক্ষণ করা হয় এবং এতে নিম্নলিখিত মৌলিক তথ্য থাকবে: বিতরণের তারিখ, চেক নম্বর, লেনদেনের ধরণ, পরিমাণ, প্রদানকারী এবং মেমো।
নির্দিষ্ট ব্যবসায়ের উপর নির্ভর করে, বিতরণ এন্ট্রিগুলির জন্য গুরুত্বপূর্ণ কলামগুলি সরবরাহ করার জন্য অতিরিক্ত কলামগুলির প্রয়োজন হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, কোনও সংস্থা যদি বাল্ক সরবরাহ করে তবে এটি ছাড় পেতে পারে। প্রাপ্ত পরিমাণ ছাড়ের জন্য একটি পৃথক কলাম কার্যকর হবে। যথাযথ জার্নাল রাখতে জার্নাল ম্যানেজারকে অবশ্যই খুব বিশদ-ভিত্তিক এবং প্রতিটি লেনদেনের শীর্ষে থাকতে হবে। অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণগুলি প্রতিষ্ঠা করাও ভাল অনুশীলন যাতে নগদ অর্থের দিকনির্দেশ বা অপব্যবহার না হয়। এই ধরনের অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণগুলি অস্বাভাবিক ক্রিয়াকলাপ সন্ধানের জন্য প্রদান করা প্রচুর পরিমাণে বিতরণ করা বা অর্থ প্রদানের ধরণগুলি ট্র্যাক করার ফর্ম নিতে পারে।
কোনও সংস্থার বইয়ের আনুষ্ঠানিক প্রস্তুতির ক্ষেত্রে সাধারণ লিডার এন্ট্রিগুলির ব্যবহারের বাইরে, নগদ বিতরণ জার্নাল তাদের নগদ পরিচালন কার্যক্রমের মালিকদের জন্য তথ্য সরবরাহ করতে পারে - সেই মাসে কতটা জায়ের দিকে গেছে, মজুরির জন্য কত, ইজারা ও ভাড়া কত?, বাহ্যিক পরিষেবাদি ইত্যাদির জন্য কতটুকু, ইত্যাদি ভবিষ্যতে নগদ বিতরণের সিদ্ধান্তের জন্য জার্নালটি একটি ভাল সংস্থান হয়ে ওঠে।
