সুচিপত্র
- 1. এইআইএস পিপল
- 2. পদ্ধতি এবং নির্দেশাবলী
- ৩.এআইএস ডেটা
- 4. এআইএস সফ্টওয়্যার
- 5. আইটি অবকাঠামো
- 6. অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ
- কীভাবে একটি এআইএস বাস্তব জীবনে কাজ করে
- তলদেশের সরুরেখা
অ্যাকাউন্টিং ইনফরমেশন সিস্টেম (এআইএস) এমন একটি কাঠামো যা কোনও ব্যবসায় তার আর্থিক তথ্য সংগ্রহ, সংরক্ষণ, পরিচালনা, প্রক্রিয়া, পুনরুদ্ধার এবং রিপোর্ট করতে ব্যবহার করে যাতে এটি অ্যাকাউন্টেন্টস, পরামর্শদাতা, ব্যবসায় বিশ্লেষকগণ, পরিচালকগণ, প্রধান আর্থিক কর্মকর্তা (সিএফও) ব্যবহার করতে পারেন, নিরীক্ষক, নিয়ন্ত্রক এবং কর সংস্থা।
বিশেষভাবে প্রশিক্ষিত হিসাবরক্ষকরা কোনও কোম্পানির আর্থিক লেনদেন এবং রেকর্ড-রক্ষণাবেক্ষণের সর্বোচ্চ স্তরের যথাযথতা নিশ্চিত করার জন্য এআইএস এর সাথে গভীরভাবে কাজ করে পাশাপাশি বৈধভাবে যার কাছে এটির অ্যাক্সেস প্রয়োজন তাদের জন্য আর্থিক তথ্য সহজেই উপলব্ধ করা যায় — সবগুলি তথ্য অক্ষত ও সুরক্ষিত রেখে ।
অ্যাকাউন্টিং তথ্য সিস্টেমগুলিতে সাধারণত ছয়টি প্রাথমিক উপাদান থাকে: লোক, পদ্ধতি এবং নির্দেশাবলী, ডেটা, সফ্টওয়্যার, তথ্য প্রযুক্তি অবকাঠামো এবং অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ। আসুন প্রতিটি উপাদান বিস্তারিতভাবে দেখুন।
অ্যাকাউন্টিং ইনফরমেশন সিস্টেমের ভূমিকা
1. এইআইএস পিপল
একটি এআইএসের লোকেরা কেবল সিস্টেম ব্যবহারকারী। কোনও সংস্থার এআইএস ব্যবহার করতে পারে এমন পেশাদারদের মধ্যে অ্যাকাউন্টেন্টস, পরামর্শদাতা, ব্যবসায় বিশ্লেষক, পরিচালক, প্রধান আর্থিক কর্মকর্তা এবং নিরীক্ষক অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। একটি এআইএস কোনও সংস্থার বিভিন্ন বিভাগকে এক সাথে কাজ করতে সহায়তা করে।
উদাহরণস্বরূপ, পরিচালন বিক্রয় লক্ষ্য স্থাপন করতে পারে যার জন্য কর্মীরা তারপরে যথাযথ পরিমাণের তালিকা অর্ডার করতে পারেন। ইনভেন্টরি অর্ডার একটি নতুন প্রদানযোগ্য অ্যাকাউন্টিং বিভাগকে অবহিত করে। বিক্রয় করা হলে, বিক্রয়কর্মীরা গ্রাহকের আদেশ প্রবেশ করতে পারে, অ্যাকাউন্টিং গ্রাহকদের চালান করতে পারে, গুদাম আদেশটি একত্রিত করতে পারে, শিপিং বিভাগ এটিকে প্রেরণ করতে পারে এবং অ্যাকাউন্টিং বিভাগটি নতুন গ্রহণযোগ্য সম্পর্কে অবহিত হয়। গ্রাহক পরিষেবা বিভাগ তারপরে গ্রাহক শিপমেন্টগুলি ট্র্যাক করতে পারে এবং ব্যবস্থাপনার জন্য সিস্টেম বিক্রয় প্রতিবেদন তৈরি করতে পারে। পরিচালকরাও ইনভেন্টরি ব্যয়, শিপিংয়ের ব্যয়, উত্পাদন ব্যয় এবং আরও দেখতে পারেন।
একটি সু-পরিকল্পিত এআইএস দিয়ে, এমন সংস্থার অভ্যন্তরের প্রত্যেককেই এটি করার অনুমতি দেওয়া হয়েছে একই সিস্টেমে অ্যাক্সেস করতে এবং একই তথ্য পেতে পারে। একটি এআইএস প্রয়োজনে সংগঠনের বাইরের লোকদের কাছে তথ্য প্রাপ্তিও সহজ করে if
উদাহরণস্বরূপ, পরামর্শদাতারা ব্যয় ডেটা, বিক্রয় ডেটা এবং উপার্জন দেখে কোম্পানির মূল্য নির্ধারণের কার্যকারিতা বিশ্লেষণ করতে এইআইএস-এ তথ্য ব্যবহার করতে পারেন। এছাড়াও, অডিটররা কোনও সংস্থার অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ, আর্থিক অবস্থা এবং সরবনেস-অক্সলে আইন (এসওএক্স) এর সম্মতি নির্ধারণের জন্য ডেটা ব্যবহার করতে পারেন।
এইআইএসটি এমন লোকের চাহিদা পূরণের জন্য ডিজাইন করা উচিত যা এটি ব্যবহার করবে। সিস্টেমটি ব্যবহার করাও সহজ হওয়া উচিত এবং দক্ষতা বাধাগ্রস্থ না করে উন্নতি করা উচিত।
2. পদ্ধতি এবং নির্দেশাবলী
কোনও এআইএসের পদ্ধতি এবং নির্দেশাবলী হ'ল এটি ডেটা সংগ্রহ, সংরক্ষণ, পুনরুদ্ধার এবং প্রক্রিয়াজাতকরণের জন্য ব্যবহৃত পদ্ধতিগুলি। এই পদ্ধতিগুলি ম্যানুয়াল এবং স্বয়ংক্রিয় উভয়। ডেটা অভ্যন্তরীণ উত্স (যেমন, কর্মচারী) এবং বাহ্যিক উত্স (যেমন গ্রাহকদের অনলাইন আদেশ) উভয় থেকেই আসতে পারে। পদ্ধতি এবং নির্দেশাবলী এআইএস সফ্টওয়্যারটিতে কোড করা হবে — তাদের ডকুমেন্টেশন এবং প্রশিক্ষণের মাধ্যমে কর্মীদের মধ্যে "কোড করা" হওয়া উচিত। কার্যকর হতে, পদ্ধতি এবং নির্দেশাবলী নিয়মিত অনুসরণ করা আবশ্যক।
৩.এআইএস ডেটা
তথ্য সংরক্ষণ করতে, একটি এআইএসের অবশ্যই একটি ডাটাবেস কাঠামো থাকতে হবে যেমন স্ট্রাকচার্ড ক্যোয়ারী ল্যাঙ্গুয়েজ (এসকিউএল), সাধারণত কম্পিউটার ডেটাবেসগুলির জন্য ব্যবহৃত কম্পিউটার ভাষা। এআইএসের বিভিন্ন ধরণের সিস্টেম ব্যবহারকারী এবং ডেটা প্রবেশের জন্য বিভিন্ন ইনপুট স্ক্রিনগুলির পাশাপাশি বিভিন্ন ব্যবহারকারী এবং বিভিন্ন ধরণের তথ্যের প্রয়োজন মেটাতে বিভিন্ন আউটপুট ফর্ম্যাটগুলির প্রয়োজন হবে।
একটি এআইএস-এ থাকা ডেটা হ'ল সংস্থার ব্যবসায়িক অনুশীলনের সাথে সম্পর্কিত সমস্ত আর্থিক তথ্য। যে কোনও ব্যবসায়ের ডেটা যা সংস্থার আর্থিক ক্ষতি করে তা এআইএস-এ প্রবেশ করা উচিত।
একটি এআইএস-এ অন্তর্ভুক্ত ডেটা ধরণের ব্যবসায়ের প্রকৃতির উপর নির্ভর করবে তবে এটিতে নিম্নলিখিতটি অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে:
- বিক্রয় আদেশ কাস্টমার বিলিং স্টেটমেন্ট বিক্রয় বিশ্লেষণ রিপোর্টগুলি প্রয়োজনীয় প্রয়োজনীয় ক্রয় বিক্রয়কারীর চালানগুলি পরীক্ষা করুন নিবন্ধগুলি তালিকাভুক্তি ডেটা প্যারোল তথ্য টাইমকিপিং ট্যাক্স তথ্য
এই ডেটাটি অ্যাকাউন্টিং স্টেটমেন্ট এবং রিপোর্ট প্রস্তুত করতে ব্যবহার করা যেতে পারে, যেমন অ্যাকাউন্টগুলি গ্রহণযোগ্য বয়স্কতা, অবচয় / orশ্বর্যকরণের সময়সূচি, পরীক্ষার ভারসাম্য, লাভ এবং ক্ষতি ইত্যাদি and এআইএস-এ এই সমস্ত ডেটা এক জায়গায় থাকা ব্যবসায়ের রেকর্ড রাখা, রিপোর্টিং, বিশ্লেষণ, নিরীক্ষণ এবং সিদ্ধান্ত গ্রহণের ক্রিয়াকলাপকে সহজ করে। ডেটা কার্যকর হওয়ার জন্য এটি অবশ্যই সম্পূর্ণ, সঠিক এবং প্রাসঙ্গিক হতে হবে।
অন্যদিকে, ডেটাগুলির উদাহরণ যা এআইএসে যাবে না সেগুলির মধ্যে মেমো, চিঠিপত্র, উপস্থাপনা এবং ম্যানুয়াল রয়েছে। এই নথিগুলির সংস্থার অর্থায়নের সাথে সুস্পষ্ট সম্পর্ক থাকতে পারে তবে মানকীয় পাদটীকাগুলি বাদে এগুলি প্রকৃতপক্ষে সংস্থার আর্থিক রেকর্ড রক্ষার অংশ নয়।
4. এআইএস সফ্টওয়্যার
একটি এআইএসের সফ্টওয়্যার উপাদান হ'ল সংস্থার আর্থিক ডেটা সঞ্চয়, পুনরুদ্ধার, প্রক্রিয়াজাতকরণ এবং বিশ্লেষণ করতে ব্যবহৃত কম্পিউটার প্রোগ্রাম। কম্পিউটার থাকার আগে একটি এআইএস একটি ম্যানুয়াল, কাগজ-ভিত্তিক ব্যবস্থা ছিল তবে বর্তমানে বেশিরভাগ সংস্থাগুলি এইআইএসের ভিত্তি হিসাবে কম্পিউটার সফটওয়্যারটি ব্যবহার করছে। ছোট ব্যবসাগুলি ইনটুইটের কুইকবুকস বা সেজস সেজ 50 অ্যাকাউন্টিং ব্যবহার করতে পারে তবে অন্যগুলি রয়েছে। ছোট থেকে মাঝারি আকারের ব্যবসায়গুলি স্যাপের ব্যবসায় ওয়ান ব্যবহার করতে পারে। মাঝারি আকারের এবং বৃহত্তর ব্যবসায়গুলি মাইক্রোসফ্টের ডায়নামিক্স জিপি, সেজ গ্রুপের এমএএস 90 বা এমএএস 200, ওরাকলের পিপলসফট বা এপিকোর ফিনান্সিয়াল ম্যানেজমেন্ট ব্যবহার করতে পারে।
গুণমান, নির্ভরযোগ্যতা এবং সুরক্ষা কার্যকর এআইএস সফ্টওয়্যারটির মূল উপাদান। পরিচালকরা সংস্থার সিদ্ধান্ত নেওয়ার ফলাফলের উপর নির্ভর করে এবং সঠিক সিদ্ধান্ত নিতে তাদের উচ্চ-মানের তথ্যের প্রয়োজন হয়।
বিভিন্ন ধরণের ব্যবসায়ের অনন্য চাহিদা মেটাতে এআইএস সফ্টওয়্যার প্রোগ্রামগুলি কাস্টমাইজ করা যায়। যদি কোনও বিদ্যমান প্রোগ্রাম কোনও সংস্থার চাহিদা পূরণ করে না, তবে সফ্টওয়্যারটি শেষ-ব্যবহারকারীদের কাছ থেকে যথেষ্ট ইনপুট সহ ঘরেই তৈরি করা যায় বা তৃতীয় পক্ষের সংস্থা বিশেষত সংস্থার জন্য বিকাশ করতে পারে। এমনকি সিস্টেমটি কোনও বিশেষায়িত সংস্থায় আউটসোর্স করা যেতে পারে।
সর্বজনীনভাবে লেনদেন করা সংস্থাগুলি, ব্যবসায়ের যে সফ্টওয়্যার প্রোগ্রাম এবং কাস্টমাইজেশন বিকল্পগুলি বেছে নেয় তা বিবেচনা না করেই, সারবনেস-অক্সলে বিধিগুলি কিছুটা হলেও এআইএসের কাঠামোকে নির্দেশ দেবে। এটি কারণ SOX বিধিমালা অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ এবং অডিটিং পদ্ধতিগুলি প্রতিষ্ঠা করে যার সাথে সরকারী সংস্থাগুলি মেনে চলতে হবে।
5. আইটি অবকাঠামো
অ্যাকাউন্টিং ইনফরমেশন সিস্টেম পরিচালনা করতে ব্যবহৃত হার্ডওয়্যারটির জন্য তথ্য প্রযুক্তি অবকাঠামো কেবল অভিনব নাম is এই ব্যবসায়ের বেশিরভাগ হার্ডওয়্যার আইটেমের কম্পিউটার, মোবাইল ডিভাইস, সার্ভার, প্রিন্টার, সার্ড প্রোটেক্টর, রাউটার, স্টোরেজ মিডিয়া এবং সম্ভবত ব্যাক-আপ পাওয়ার সরবরাহ সহ যে কোনও উপায় থাকা দরকার। ব্যয় ছাড়াও, হার্ডওয়্যার নির্বাচন করার ক্ষেত্রে যে বিষয়গুলি বিবেচনা করতে হবে তার মধ্যে গতি, স্টোরেজ ক্ষমতা এবং এটি প্রসারিত এবং আপগ্রেড করা যায় কিনা include
সম্ভবত সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ, একটি এআইএসের জন্য নির্বাচিত হার্ডওয়্যারটি অবশ্যই নির্ধারিত সফ্টওয়্যারটির সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ হতে হবে। আদর্শভাবে, এটি কেবল সামঞ্জস্যপূর্ণ নয়, তবে অনুকূল - একটি আড়ম্বরপূর্ণ সিস্টেম দ্রুতগতির চেয়ে অনেক কম সহায়ক হবে। ব্যবসায়গুলি সহজেই হার্ডওয়্যার এবং সফ্টওয়্যারগুলির সামঞ্জস্যতার প্রয়োজনীয়তাগুলি পূরণ করতে পারে তার মধ্যে একটি টার্নকি সিস্টেম ক্রয় করা যা ব্যবসায়ের জন্য প্রয়োজনীয় হার্ডওয়্যার এবং সফ্টওয়্যার উভয়ই অন্তর্ভুক্ত করে। একটি টার্নকি সিস্টেম কেনার অর্থ, তাত্ত্বিকভাবে বলা যায় যে ব্যবসাটি তার এআইএসের জন্য হার্ডওয়্যার এবং সফ্টওয়্যারগুলির সর্বোত্তম সংমিশ্রণ পাবে।
একটি ভাল এআইএসের মধ্যে হার্ডওয়্যার সিস্টেমের উপাদানগুলি বজায় রাখা, সার্ভিসিং, প্রতিস্থাপন এবং আপগ্রেড করার পরিকল্পনা পাশাপাশি ভাঙা ও পুরানো হার্ডওয়্যারটি নিষ্পত্তি করার জন্য একটি পরিকল্পনা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত যাতে সংবেদনশীল ডেটা সম্পূর্ণরূপে ধ্বংস হয়।
6. অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ
কোনও এআইএসের অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণগুলি হ'ল সংবেদনশীল ডেটা সুরক্ষার জন্য এতে সুরক্ষা ব্যবস্থা থাকে। এগুলি পাসওয়ার্ডের মতো সাধারণ বা বায়োমেট্রিক সনাক্তকরণের মতো জটিল হতে পারে। অননুমোদিত কম্পিউটার অ্যাক্সেস থেকে রক্ষা করতে এবং অনুমোদিত ব্যবহারকারীদের অ্যাক্সেস সীমাবদ্ধ করতে একটি এআইএসের অবশ্যই অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ থাকতে হবে, এতে কোম্পানির অভ্যন্তরে কিছু ব্যবহারকারী অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। এটি অবশ্যই সেই ব্যক্তির দ্বারা অননুমোদিত ফাইল অ্যাক্সেস প্রতিরোধ করতে হবে যারা কেবলমাত্র সিস্টেমের নির্বাচিত অংশগুলিতে অ্যাক্সেসের অনুমতিপ্রাপ্ত।
একটি এআইএসে কেবলমাত্র কোম্পানির নয় তার কর্মচারী এবং গ্রাহকদের গোপনীয় তথ্য রয়েছে। এই ডেটাতে সামাজিক সুরক্ষা নম্বর, বেতনের তথ্য, ক্রেডিট কার্ড নম্বর ইত্যাদি অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। একটি এআইএস-এর সমস্ত ডেটা এনক্রিপ্ট করা উচিত, এবং সিস্টেমে অ্যাক্সেসটি লগ ইন এবং জরিপ করা উচিত। সিস্টেমের ক্রিয়াকলাপটিও সনাক্তযোগ্য হওয়া উচিত।
একটি এআইএসের অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণও প্রয়োজন যা এটি কম্পিউটার ভাইরাস, হ্যাকার এবং নেটওয়ার্ক সুরক্ষার জন্য অন্যান্য অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক হুমকি থেকে রক্ষা করে। এটি অবশ্যই প্রাকৃতিক বিপর্যয় এবং পাওয়ার সাশ্রয় থেকে সুরক্ষিত থাকতে হবে যা ডেটা ক্ষতি করতে পারে।
কীভাবে একটি এআইএস বাস্তব জীবনে কাজ করে
আমরা দেখেছি যে কীভাবে একটি সু-ডিজাইন করা এইআইএস একটি ব্যবসায়ের প্রতিদিনের ভিত্তিতে সুচারুভাবে চালনার অনুমতি দেয় বা সিস্টেমটি যদি খুব খারাপভাবে ডিজাইন করা হয় তবে এর কাজকে বাধা দেয়। এইআইএসের তৃতীয় ব্যবহারটি হ'ল, যখন কোনও ব্যবসা কোনও সমস্যায় পড়ে তখন এর এআইএস-এর ডেটা কী ভুল হয়েছে তার গল্পটি উন্মোচন করতে ব্যবহার করা যেতে পারে।
ওয়ার্ল্ডকম এবং লেহম্যান ব্রাদার্সের মামলা দুটি উদাহরণ দেয়।
২০০২ সালে ওয়ার্ল্ডকমের অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষক ইউজিন মোর্স এবং সিন্থিয়া কুপার সংস্থাটির এআইএস ব্যবহার করে billion ৪০০ বিলিয়ন ডলার জালিয়াতি ব্যয় বরাদ্দ এবং অন্যান্য অ্যাকাউন্টিং এন্ট্রি প্রকাশ করে। তাদের তদন্তের ফলে সিএফও স্কট সুলিভানকে সমাপ্ত করা হয়েছিল, পাশাপাশি নতুন আইনও হয়েছিল - সার্বানেস-অক্সলি আইনের ৪০৪ ধারা, যা সংস্থাগুলির অভ্যন্তরীণ আর্থিক নিয়ন্ত্রণ এবং পদ্ধতি নিয়ন্ত্রণ করে।
লেহম্যানের পতনের কারণগুলি তদন্ত করার সময়, এর এআইএস এবং অন্যান্য ডেটা সিস্টেমগুলির পর্যালোচনা হ'ল ডকুমেন্ট সংগ্রহ এবং পর্যালোচনা এবং সাক্ষীর সাক্ষাত্কারের পাশাপাশি একটি মূল উপাদান ছিল। কোম্পানির ব্যর্থতার কারণ অনুসন্ধানে "লেহম্যানের অপারেটিং, ট্রেডিং, মূল্যায়ন, আর্থিক, অ্যাকাউন্টিং এবং অন্যান্য ডেটা সিস্টেমের ব্যাপক তদন্ত এবং পর্যালোচনা প্রয়োজন, " ২, ২০০ পৃষ্ঠার নয়টি খণ্ড পরীক্ষকের রিপোর্টে বলা হয়েছে।
লেহম্যানের সিস্টেমগুলি এআইএসকে কীভাবে কাঠামোগত করা উচিত নয় তার একটি উদাহরণ দেয়। পরীক্ষক অ্যান্টন আর ভালুকাসের প্রতিবেদনে বলা হয়েছে, "দেউলিয়ার ফাইলিংয়ের সময় লেহম্যান ২, 00০০ এরও বেশি সফ্টওয়্যার সিস্টেম এবং অ্যাপ্লিকেশনগুলির একটি প্যাচওয়ার্ক বজায় রেখেছিল… লেহম্যানের অনেকগুলি সিস্টেম ছিল তীব্র, পুরানো বা অ-মানক।"
পরীক্ষক তার প্রযোজনাগুলি সবচেয়ে প্রাসঙ্গিক বলে মনে হওয়া 96 টি সিস্টেমে তার প্রচেষ্টা ফোকাস করার সিদ্ধান্ত নিয়েছিলেন। এই পরীক্ষার জন্য প্রশিক্ষণ, অধ্যয়ন, এবং পরীক্ষাগুলি এবং ত্রুটিগুলি কেবলমাত্র সিস্টেমগুলি কীভাবে ব্যবহার করতে হয় তা জানতে প্রয়োজন।
ভালুকাসের প্রতিবেদনে আরও উল্লেখ করা হয়েছে, "লেহম্যানের সিস্টেমগুলি একে অপরের উপর নির্ভরশীল ছিল, তবে তাদের সম্পর্কগুলি বোঝা মুশকিল ছিল এবং যথাযথ নথিভুক্ত ছিল না। প্রয়োজনীয় তথ্যগুলি অর্জনের জন্য এই সিস্টেমগুলিকে ফাঁসানোর ক্ষেত্রে অসাধারণ প্রচেষ্টা নেওয়া হয়েছিল।"
তলদেশের সরুরেখা
একটি এআইএসের ছয়টি উপাদান মূল কর্মীদের তাদের আর্থিক তথ্য সংগ্রহ, সঞ্চয়, পরিচালনা, প্রক্রিয়া, পুনরুদ্ধার এবং প্রতিবেদন করতে সহায়তা করার জন্য একসাথে কাজ করে। দক্ষ ও নির্ভুল এমন একটি উন্নত ও বজায় রাখা অ্যাকাউন্টিং তথ্য ব্যবস্থা রাখা একটি সফল ব্যবসায়ের একটি অপরিহার্য উপাদান।
